Meeting sollten richtig durchgeführt werden

In manchen Unternehmen hat es Tradition. Ein Meeting jagt das nächste, doch viele empfinden den dazugehörigen Aufwand als Zeitverschwendung. Schlechte Vorbereitung, unpünktliche Teilnehmer und nicht eingehaltene Vereinbarungen – so lauten häufig die Vorwürfe. Dabei sind regelmäßige Meetings notwendig, speziell, wenn es um abteilungs- oder firmenübergreifende Projekte geht.

Auf Meetings lernen sich die Teilnehmer kennen und können „die Chemie“ aufeinander abstimmen. Viele Beschlüsse müssen gemeinsam diskutiert und erarbeitet werden, damit alle in einem Boot sitzen. Die Regeln für erfolgreiche Meetings sind eigentlich bekannt, aber manchmal fehlt es dem Moderator an Autorität, oder die Unternehmenskultur erlaubt die Durchsetzung nur in geringem Maße. Falls Sie mit der Moderation oder der Einberufung von Meetings betraut sind, hier nochmal das Wichtigste in Kürze.

  1. Die Vorbereitung

    Vor dem Meeting werden die Tagesordnung und die Ziele festgelegt und die Teilnehmer bestimmt. Diese sollten wirklich mit dem Thema befasst sein. In der Einladung stehen die Agenda, wenn möglich auch die Vortragenden, der Protokollant und natürlich die genauen Zeiten. Diese sollten immer eingehalten werden. Bei komplexen Sachverhalten können Sie im Vorfeld um Visualisierung bitten.

  2. Während des Meetings

    Fangen Sie immer pünktlich an, das schult Zuspätkommende. Stimmen Sie die Tagesordnung ab, auf Antrag kommen ggf. Punkte dazu. Moderieren Sie ruhig, und ergreifen Sie nicht Partei. Das erleichtert Ihnen das Schlichten, wenn gestritten wird. Beteiligen Sie alle Teilnehmer zum Beispiel durch Fragen. Ab und zu fassen Sie das Bisherige zusammen und stellen Einigkeit über Beschlüsse oder zumindest den Ablauf her. Das erleichtert Ihnen die Schlussabstimmung. Hier sollten alle Teilnehmer zustimmen. Wenn es hitzig zuging, lassen Sie das Protokoll noch während des Meetings verlesen, damit es hinterher keinen Streit gibt. Beende Sie das Meeting möglichst pünktlich.

  3. Nach dem Meeting

    Verschicken Sie das Protokoll zeitnah. Darin sollten die vereinbarten Ziele und Maßnahmen ausdrücklich mit den jeweils Verantwortlichen beschrieben sein. Sorgen Sie dafür, dass weitere Ergebnisse auch rückgemeldet werden. Der jeweils Verantwortliche muss manchmal daran erinnert werden, dass er die Ergebnisse einfordern muss.

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